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青海十一选五预测软件:如何管好你的體系?

2018-09-30

青海十一选五最大遗漏 www.vkgwrk.com.cn 我是一名體系工作者,多年來從事體系咨詢,也兼職做做審核。這些年接觸的企業不少,大大小小的企業,各類性質的企業;有剛建立體系的企業,也有體系運行多年的企業;有取證為目的的企業,也有為應付驗廠而急急忙忙建立體系的企業,當然也有追求體系效用的企業。不管出于何種目的,不管做的怎樣,體系之于企業已經是不可或缺的一部分。2016年的數據顯示,全球ISO9001發證量在110萬左右,而國內就占了45萬張,可見國內企業對體系認證已然是趨之若鶩。另一方面,我們也要看到這二三十年來,正是得益于ISO認證在國內的普及,推動了中國企業綜合管理水平的發展,也培養了不少的管理人才,這種貢獻是巨大的,所以從大局上來看,我們不能妄自菲薄。從個案上來看,體系運行有效的影響因素很多,不能簡單歸結于認證咨詢市場的流弊,而要看到中國企業生存的外在環境,正如上個世紀五六十年代的日本,在歐美的擠壓之下,才走上質量興國的道路,也才會衍生出眾多的管理經驗,如5S、精益生產、阿米巴等等,這其中的外在因素不容忽視。隨著國內市場的成熟,各領域的競爭已經白熱化,加之市場端的要求和行業規范性要求越來越高,提高管理效益的呼聲也越來越高。而管理體系作為企業管理的基礎,是企業持續發展的基石,獲證已不再是企業追求的目標,如何在認證后提高質量、食品安全、環境、職業健康安全等管理體系的有效性,以適應快速多變的市場環境,保持競爭優勢,實現永續經營,才是眾多組織關注的焦點。下面就如何管好體系,談談我的看法。

 

“管體系”難在那里?

“管體系”是指如何進行體系策劃、推動運行、考評改進等,最終實現管理體系融入業務流程,自我常態化運作和自我持續完善?!骯芴逑怠筆且幌罘淺S刑粽叫緣墓ぷ?,不少人被體系折磨的垂頭喪氣,敗下陣來,我時常說能駕馭和管控體系的人能力絕非一般,下面分享一篇由一位體系工作者改編的《沁園春》,從中可以體會體系管理的不容易。


《沁園春-體系管理》

體系推行,

千里冰封,

萬里雪飄。

望部門內外,懂的人很少,

公司上下,推的熱情不高。

后老總任命,并有X導,助把體系大改造,

望功成日,看體系運行,足以為豪。

標準文件法規要求,引各部英雄盡折腰。

流程制度職責目標,基本不懂,

監控分析評比考核,用的很少。

管理神器,持續改進,原因措施凈是瞎胡鬧。

俱往矣…


“管體系”究竟難在那里?難在領導不重視?中層不配合?基層沒動力?人員流失大?管代沒授權?資源配置不充分?我想這些因素確實都是存在的,也是影響體系有效性的關鍵因素,有些可以克服,有些則難以改變,如領導觀念問題。明白人都知道,如果領導對體系持否定的態度,那體系負責人將難有作為。正所謂良禽擇佳木而棲,良才擇賢主而事,聰明的質量人何嘗不是這樣。當然這種現象畢竟只存在于部分小規模企業,但凡有點規模、有點歷史的企業對體系的認知都會隨著外界的影響而變得正面和正確。另外,很多企業效益下降,不斷的壓縮人員編制,人人身兼數職,忙的焦頭爛額,對于基礎性管理工作難免做的不到位,這是不可否認的事實。當然這也不是三兩天可以解決的,所以我們今天暫且不論。

“管體系”還難在那里呢?體系的成功主要體現在兩個方面:符合性和有效性。一要符合標準和法規,符合實際需要;二要執行到位,實現預期結果。但體系要素/過程多,涉及面廣,每一點要策劃到位、執行到位、監控到位、考核到位、改進到位是不容易的。新版ISO標準更將經營和管理的有機結合提了出來,試問有幾個企業可以做到呢?所以“管體系”難在于系統的復雜性。另外,企業的內外部環境不斷的發生變化,體系應隨著這些變化而做出調整,以保持最吻合的狀態,我們常說量體裁衣,不是一次就行,而是年年都要量體裁衣。所以要做到持續改進,以適合動態的變化,這是“管體系”的最大難點。

難歸難,體系依舊要做,下面我們就探討下如何做吧。

 

如何管好體系的幾點建議

第一,體系工作者要加強自身能力建設

我做咨詢時有這樣的體會,到企業輔導如果遇到一個理解能力強、組織工作做得好項目負責人,那咨詢會輕松很多,也容易做出成效。這說明體系負責人的能力非常關鍵。這種能力包括對各類標準的理解能力,以及推行工作所需的內訓能力、組織能力、溝通能力、總結能力等。

想提高理解標準能力,那要多參與外部學習、交流,但不要局限于標準條文層面的知識,要多涉獵研讀各類管理書籍。做體系就是在做管理,標準是各種現代管理理論和最佳實踐的綜合,有時知道標準條文,但不一定理解條文后悔隱含的管理價值,更不知道如何發揮它的作用。所以想把體系做好,得把標準研究透,不要說企業內人人都懂,至少體系工作者得先懂,懂了才能做好體系策劃、體系成熟度的評估工作。

另外體系不是體系工作者一個人或一個部門的事情,歸根結底要想盡辦法融入現有業務流程,并推動各層級去執行,少不了要組織討論、溝通協調、教育培訓、報告反饋、檢查改進等過程,這就應具備掌控這些過程的能力。有時還得懂點辦公室政治,知道點各部門的亞文化和利益關系,或利用各類事件來推動工作。不同企業環境不一樣,讓體系落地的難易程度不同,得采用不同的方法來實現目的,所以說管體系非常有挑戰性。

第二,重點放在體系策劃方面

我常說:如果體系工作量是100,那體系策劃至少占50%,可見我對體系策劃的重視。流程/標準設計合理,執行才能到位。很簡單的一個道理,表格設計的很復雜,員工填起來都麻煩,難免會有怨言。因此執行力問題很大原因是策劃問題。但是大部分企業在體系策劃時所花的時間精力都很少,過于依賴咨詢顧問或照抄照搬,結果策劃出一堆沒用的文件。有個食品企業借鑒了藥企的質量管理體系,文件寫的很好,但很多要求該企業是執行不了的,文件成了擺設。能夠基于實際、基于風險來策劃體系的企業實在是鳳毛麟角。

關于體系策劃我們還得多掌握過程方法、基于風險的思維、PDCA思維和流程設計原則等知識,在此不展開贅述。總之,不管是策劃跨部門的流程,還是擬定崗位的作業標準,還是設計一份表格,我們都要抓好輸出的質量。ISO要求“寫我所做,做我所寫”,“寫”都寫不好,那做肯定做不好?!靶礎痹誶巴?,也是體系成功第一步,但“寫”不是簡單地描述現狀,而是基于法規、標準、風險、成本、效益、最佳實踐等綜合因素,經過合理化設計以后形成“成文信息”,如方針、組織架構、手冊、流程圖、目標分解圖、程序文件、作業標準、規章制度、管理辦法、表格記錄等,重視制度化建設的企業,這方面問題不大,但大部分企業缺乏這種能力。另外,一個人是“寫”不好這些文件的,一定要組織各層級的相關人員參與,如果缺乏商討和評審,“寫”出來的文件質量不高,往往難以執行。

體系策劃包括建立初期的策劃和變更策劃。大部分企業已建立體系多年,但也仍然缺乏體系更新策劃的能力。總感覺體系那里不好,但又難以言狀,這其實是缺乏體系成熟度的自我評估能力。當然很多企業在外部審核/驗廠的推動下,也可以實現體系的優化和提升,但這畢竟是被動的、點狀的、且相對緩慢的過程。所以,企業應具備自我持續完善的能力,建立評價體系運行狀況的機制和方法,客觀的、全面的反映體系的不足,然后方知如何改進。為此,我嘗試做了一份體系成熟度評估表,將體系按過程要素進行劃分,每個要素按評分規則進行自評打分,來量化體系成熟度。該表格式如下,僅供參考。

圖片2.png

第三,體系監管應有方式方法

體系策劃解決了資源、分工、流程、方法的問題,但盡管體系策劃到位,仍可能因為執行層的能力不足、高層的“無心背叛”和中層的消極對待,導致體系運行不佳;所以體系運行過程中我們要確保文件發放到位、培訓到位、指導到位、跟進到位。為了便于對體系運行狀態進行監控,我們可以在各部門中指定體系專員,該專員配合部門文件的管理、更新培訓及執行情況的檢查匯報等。

我們還可以推動各種層級的體系檢查,以促進各層級的人員遵守體系要求;如各部門自查、體系管理部門巡查、審計部門稽核檢查、體系內審、外部審核等。但是不管推動何種層級的檢查,都應認真對待檢查結果,不管問題大小,都要推動改進,否則屢查不改,變成“貓捉老鼠”的游戲,反倒助長歪風邪氣,養成敷衍了事的習慣。當然解決不符合項,會遇到很多困難,這就需要體系管理部門善于做組織工作、溝通協調工作;有些問題要取得領導的支持,有些問題也要配合問題部門去解決;總之發現問題后,體系管理部門不能袖手旁觀,必要時,還應向領導申請“尚方寶?!?。

總結

體系作為企業管理的基礎,若能將體系融入實際,消除“兩張皮”的現象,讓體系為企業發展增加動力,而不是一種負擔,那我們體系工作者的價值才得以彰顯。家家有本難念的經一樣,企業環境不一樣,“管好體系”的難以程度也不一樣,需要有更多的、專業的、綜合能力強的體系工作者發揮作用,相信在不久的將來,在大家的共同努力下,體系亂象將得到改觀。


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